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3 Wege um Prioritäten zu setzen

3 WEge um Prioritäten zu setzen, Prioritäten setzen

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Manchmal schlagen die Wogen buchstäblich über dir zusammen? Du weißt dann gar nicht, wo du anfangen sollst?

  • Eine Präsentation soll fertig gemacht werden – morgen steht der Kunde vor der Tür.
  • Dein Kind kommt früher von der Schule nach Hause, weil eine Stunde ausfällt.
  • Das Auto streikt und muss zum Service.
  • Du brauchst aber morgen dein Auto, um zum Kundentermin zu fahren.
  • Die Werkstatt hat heute noch einen Termin, aber da sollst du mit dem Kind zum Zahnarzt.
  • Und die Wäsche gehört auch noch gewaschen.

Wenn genau das die Situation ist, wo du deine Ruhe verlierst, dann hilft dir vielleicht mein heutiger Impuls.

  1. Steig einen Schritt zurück
  2. Setze Prioritäten
  3. Setze Handungen

Steig einen Schritt zurück

Das hört sich zunächst simpel an. In der Hitze des Gefechtes ist das gar nicht immer einfach. Schließlich hast du viel zu tun und keine Zeit. Wie sollst du da Prioritäten setzen können. Du bist froh, wenn du alles, was zu erledigen ist irgendwie unterbringen kannst.

Wenn es dir so geht, wie mir früher, dann fängst du einfach mit irgendetwas an und hoffst, dass sich alles ausgeht. Möglicherweise merkst du mitten in der ersten Tätigkeit, dass das alles nicht zusammenpasst und wirfst deine Planung wieder um.

Ich empfehle dir: Steig einen Schritt zurück. Koch dir eine Tasse Tee oder Kaffee und setz dich in Ruhe hin.

Und jetzt überlege:

  • Was musst du selbst erledigen?
  • Was kannst du auslagern?
  • Was kannst du verschieben?
  • Was darf (für heute) ganz entfallen?

Damit setzt du Prioritäten

Im obigen Beispiel stellt sich für mich die Sache so dar:

  • Die Präsentation ist wichtig und die musst du auch selbst machen.
  • Für dein Kind kannst du notfalls eine andere Betreuung organisieren. Vielleicht kannst du es ja bei Freunden unterbringen.
  • Den Zahnarzttermin mit deinem Kind kannst du notfalls verschieben oder delegieren. Möglicherweise kannst du Oma oder Opa ersuchen, das zu übernehmen. (Ich weiß nicht jeder hat Großeltern verfügbar!) Oder dein Partner übernimmt das.
  • Beim Auto wird die Sache schon kniffliger. Ist es ein Schaden, der das Fahrzeug fahruntüchtig macht, oder kannst du noch damit fahren?
    Im ersten Fall wirst du den Termin in der Werkstatt wohl wahrnehmen, damit du dein Fahrzeug morgen zur Verfügung hast.
    Im zweiten Fall kannst du versuchen einen anderen Termin mit der Werkstatt zu vereinbaren.
  • Das Wäsche waschen kann nötigenfalls für die nächsten beiden Tage komplett entfallen. Die wenigsten Menschen leben so minimalistisch, dass sie nicht noch zwei Tage länger ohne die Klamotten in der Wäsche auskommen.

Prioritäten setzen entzerrt

Du siehst, jetzt ist alles schon klarer und du kannst etwas gelassener an die Sache herangehen.
Wirklich wichtig ist, dass dein Kind gut versorgt und untergebracht ist.
Danach kommt die Präsentation, da sie deinem Lebensunterhalt dient und Geld bringt.
Dann ist das Auto an der Reihe.
Arzttermine kannst du verschieben. Es sei denn es handelt sich um einen Schmerztermin.
Und die Alltagstätigkeiten wie Wäsche waschen dürfen getrost liegen bleiben. Die erledigst du, wenn zwischendurch noch Zeit bleibt.

3 Wege um Prioritäten zu setzen

Eisenhower Matrix

Hier teilst du die Tätigkeiten ein in dringend und nicht dringend, sowie wichtig und nicht wichtig.

Prioritäten setzen mit der Eisenhower Matrix

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  1. Dinge, die wichtig und dringend sind, also im roten Bereich, erledigst du selbst und möglichst schnell.
  2. Alles, was dringend, aber weniger wichtig, also im orangen Bereich ist, kannst du delegieren.
  3. Dinge die sehr wichtig, aber weniger dringend, also im grünen Bereich sind, kannst du für später planen.
  4. Dinge die weder wichtig, noch dringend sind, kannst du meistens ausfallen lassen.

ALPEN Methode

ALPEN heißt soviel wie

Aufgaben notieren
Länge (Zeitaufwand schätzen)
Pufferzeiten einplanen (nur 60 % der täglichen Arbeitszeit verplanen, der Rest bleibt für Unvorhergesehenes frei)
Entscheidungen treffen
Nachkontrolle

ABC Analyse

A wichtige Aufgaben, die viel Umsatz bringen

B mittelwichtige Aufgaben, durchschnittliche Umsatzstärke und nicht sehr dringend

C weniger wichtig und Umsatzschwach

Setze Handlungen

Jetzt kannst du in Aktion treten und jetzt ist die Reihenfolge der Punkte auch klar. Du kannst ruhig und besonnen handeln.

Die Ruhe macht´s

Du siehst also, mit ein wenig Ruhe und Gelassenheit ist auch besonnenes Handeln möglich. Dann kommst du gut zum angestrebten Ziel, auch wenn unvorhergesehene Ereignisse deinen Tagesablauf durchkreuzen.

Und deine Situation?

Setz dich doch mal hin und probiere das gleich für eine Situation aus, die für dich ein Hindernis darstellt und dich belastet.

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Wie geht es dir jetzt?

Spürst du, wie sich die Unruhe ein wenig legt, du wieder Klarheit bekommst und dass du eine Strategie hast, wie du mit dieser Herausforderung umgehen kannst. Und deine aufgewühlten Gefühle? Haben sie sich auch beruhigt?

Vielleicht möchtest du ja im Anschluss an diese Übung noch eine kleine Atemübung oder eine kurze Meditation machen. Vielleicht wünscht du dir auch ein wenig Unterstützung auf deinem Weg zur Gelassenheit. Dann schreib mir doch einfach.

Lass uns gemeinsam gelassen werden!

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