Wie Planung gelingt!

Du fragst dich wie Planung gelingt und warum du überhaupt planen sollst?

Ich gebe es ehrlich zu: Zu Planung hatte ich früher ein gespaltenes Verhältnis.

Einerseits sehe ich ein, dass Planung in manchen Dingen notwendig ist und sie hilft auch Zeit und Geld zu sparen.

Wenn ich ein Haus bauen will, ist es durchaus sinnvoll, wenn ich mir zuerst darüber klar werde, wie dieses Haus aussehen soll, damit ich dann alle Schritte der Reihe nach planen kann. Keiner würde den Dachstuhl erstellen, bevor überhaupt noch der Keller ausgehoben ist. Das ist doch logisch!

Klarerweise lasse ich mir da auch verschiedene Angebote legen und vergleiche Ausführung und Kosten. Meiner Erfahrung nach ist aber gerade beim Hausbau das günstigste Angebot nicht immer das Beste. Aber das ist eine andere Geschichte.

Planung – brauch ich nicht …

Genau dieser Ansatz war es auch, der mich lange Zeit davon abgehalten hat, meine beruflichen Projekte zu planen. Ich folge der Logik und habe ein sehr gutes Gedächtnis. Ich behalte die einzelnen Schritte im Kopf. – Wozu also planen?

Wie Planung gelingt,
Wochenplanung mit Post-its in verschiedenen Farben und Notizen drauf, darunter die Überschrift "Wie Planung gelingt"

… und andererseits, hab ich immer schon geplant

Andererseits hatte ich seit jeher Bereiche, in denen ich zu einer Planung griff, wenn mal viel los war.

Mir wäre nie eingefallen, die Weihnachtszeit ohne Speiseplan in Angriff zu nehmen. Ich bin eine leidenschaftliche und sehr gute Köchin und wir haben in dieser Zeit immer viel Besuch. Ich habe während der Feiertage ausreichend Zeit zum Kochen. So plane ich drei- bis fünfgängige Menüs und weiß, dass durch die Feiertage die Geschäfte nicht offen haben. Daher muss ich ja schon vorher meine Einkäufe planen. Ich muss wissen, was ich brauche und meine Vorräte mit den benötigten Zutaten abgleichen.

Es braucht allerdings ein paar Grundsätze, damit Planung gelingt.

Gute Planung trägt zur Gelassenheit bei. Klick um zu Tweeten

Wie Planung gelingt – diese 9 Grundsätze helfen

Es ist einfach und egal, ob du für die Familie planst oder für die Arbeit. Meiner Erfahrung nach stellen diese 8 Grundsätze sicher, dass Planung gelingt.

  1. Leere dein Gehirn und sammle die Aufgaben.
  2. Bring alle Aufgaben an einem Punkt zusammen.
  3. Plane als Mutter auch deine Me-time fix ein.
  4. Fasse gleichartige Aufgaben zusammen.
  5. Triff Entscheidungen und setze Prioritäten.
  6. Lege fest wer was und wann erledigt und zu welchem Termin die Aufgabe abgeschlossen sein muss.
  7. Wenn du Aufgaben auslagerst, dann beschreibe sie genau und gib mit der Aufgabe auch die Verantwortung ab.
  8. Blockiere in deinen Plänen immer Pufferzeiten.
  9. Reagiere flexibel auf plötzlich auftretende Herausforderungen und Hindernisse.

Leere dein Gehirn und sammle die Aufgaben

Dieser Punkt klingt so logisch und dennoch merke ich, dass ihn viele Mamas nicht befolgen. Wie ich vor vielen Jahren denken sich viele „Das merke ich mir ohnehin“. Du hast damit sicher Recht.

Was du aber nicht berücksichtigst ist die Tatsache, dass dein Gehirn nicht unterscheidet, ob du an eine Sache denkst, eine Sache durchdenkst oder sie tust.

Wenn dir also 5 Mal am Tag denkst: „Den Zahnarzt muss ich noch anrufen!“, dann läuft in deinem Gehirn blitzschnell eine Vorstellung ab, wie du zum Handy greifst, die Nummer des Zahnarztes wählst und einen Termin vereinbarst. Jedes Mal musst du nachdenken, ob gerade Ordinationszeiten sind und ob du jemanden erreichen wirst, ob es sich also lohnt den Anruf zu machen. Für dein Gehirn ist es so, als ob du tatsächlich 5 Mal angerufen hättest.

Bei einer einzelnen Tätigkeit ist das nicht so tragisch. Stell dir aber vor, du machst 15 Dinge auf diese Art. Diese 15 Tätigkeiten vermehren sich schlagartig auf 75. Allein der Gedanke 75 Aufgaben auf dem Zettel zu haben verursachst Stress, nicht wahr?

Fazit: Schreib alles auf, dann brauchst du dein Hirn nicht damit belasten!

Bring alle Aufgaben an einem Punkt zusammen

Sicherlich kennst du das: Du bist unterwegs und dir fällt ein, was du noch einkaufen musst. Du machst dir also eine Notiz am Handy, weil du nichts zu schreiben dabei hast.

Zu Hause findest du einen Brief vom Finanzamt vor. Das möchtest du mit der Steuerberaterin besprechen und schreibst es auf einen hübschen kleinen Klebezettel. Der kommt entweder auf deinen Schreibtisch oder in deinen Kalender.

Dein Mann erzählt dir abends, dass ihr am Wochenende eine Einladung habt. Ihr gleicht eure Kalender ab und der Termin landet dort.

Dein Sohn erzählt dir vom Schulauftritt und du notierst den Termin auf der Pinnwand in der Küche.

Ja, wir machen das alle. Aber dieses System ist sehr fehleranfällig. Die Gefahr, dass du im Chaos der Zettel, Messages, WhatsApp, Kalender und Sprachnotizen etwas übersiehst ist groß.

Fazit: Du brauchst einen zentralen Sammelort. Termine gehören in den Kalender. Aufgaben auf eine zentrale To-Do-Liste. Erst dann wird weiter verteilt.

Keine Zeit für dich?

Viele Mütter jammern, dass sie keine Zeit für sich selbst haben.

Alles andere kommt zuerst: Die Wohnung muss sauber sein, die Kinder werden beim Lernen betreut, die Terrasse wird gepflegt, der Garten versorgt, es wird eingekauft, geputzt, gewaschen, selbstverständlich kommt noch der Beruf dazu …

Die Aufgaben scheinen nie zu enden. Wenn dann doch am Abend endlich Schluss ist, dann ist die Frau viel zu müde, um noch irgendetwas zu tun.

Dabei wollte sie doch so gerne Sport machen oder spazieren gehen. Einfach mal für die eigene Entspannung sorgen.

Das wird nie passieren, wenn du ständig alles andere wichtiger nimmst und dich selbst hintan stellst.

Fazit: Nimm deine Termine genauso wichtig, wie die der anderen und trag sie in den Kalender ein. Ich gehe sogar so weit zu sagen: Trag sie als allererstes ein. Getreu dem Ersthelferprinzip sorgst du zuerst für dich selbst und dann erst für die anderen.

Fasse gleichartige Aufgaben zusammen

Meine liebe Business-Kollegin Claudia Kauscheder, dich sich mit Effizienz im Home-Office beschäftigt, nennt das „arbeite mit Zeitblöcken“.

Gemeint ist, dass du Arbeiten, die thematisch zusammen gehören auch zusammenfasst.

Wenn du also die Essensplanung machst und den Speiseplan erstellst, kannst du gleich die Einkaufsliste schreiben. Denn dann hast du im Kopf welche Zutaten du brauchst.

Bist du zu dem Zeitpunkt gerade nicht zu Hause, dann gleichst du zu Hause die Liste mit deinen Vorräten ab und – schwupps – ist die Einkaufsliste fertig.

Fazit: Meistens geht es schneller, wenn du gleichartige oder zusammengehörige Aufgaben zusammenfasst. Du verzettelst dich nicht und bleibst im Arbeitsfluss.

Triff Entscheidungen und setze Prioritäten

Es sind gerade Ferien und die Kinder sind zu Hause? Dann nimm dir nicht zu viele zusätzliche Termine vor. Wahrscheinlich möchtest du selbst gerne etwas mit deinen Kindern unternehmen und die Zeit genießen. Routinemäßige Arztbesuche oder der jährliche Check des Autos in der Werkstatt können warten.

Dein Kind ist krank und hat Magen-Darm-Infektion. Dann ist es wahrscheinlich nicht sinnvoll diese Woche den großen Hausputz einzuplanen. Du wirst ohnehin genug Wäsche haben.

Es gibt Dinge, die können warten: ungeputzte Fenster, ungewaschene Gardinen oder die unaufgeräumte Garage gehören dazu.

Fazit: Nimm dir Arbeiten, die warten können, gesondert vor und mache sie vielleicht sogar zu einem Familienarbeitseinsatz.

Mach die Planung sichtbar

Du möchtest deine Familie in die Hausarbeit einbeziehen. Dann verrate ich dir jetzt meinen wertvollsten Tipp: Mach Planung sichtbar!

Gerade junge Kinder müssen sehen, dass ihre Eltern auch Aufgaben haben. Sie bemerken einfach nicht, was Mama und Papa alles nebenher erledigen. Wenn sie dann eine Aufgabe übernehmen sollen kommt schnell der Ausruf: „Immer muss ich xy machen.“

Vor allem wenn die Eltern außer Haus arbeiten ist oft nicht klar, was sie dort den ganzen Tag so machen. Es hilft deinem Kind, wenn du ihm erzählst, was du arbeitest und wie dein Arbeitsalltag aussieht.

Aber zurück zur Planung. Mach sichtbar wer was wann erledigt und lege bei wichtigen Aufgaben eine Deadline fest. Idealerweise hängt so ein Plan gut sichtbar für alle in einem zentralen Raum. Toll ist es, wenn du auch noch ein System hast, wo du genau nachvollziehen kannst, ob die einzelnen Familienmitglieder ihre Aufgaben erledigt haben. Also wenn die Aufgaben durchgestrichen werden, die Kärtchen abgenommen werden oder die Pins in ein „erledigt“-Feld verschoben werden. So ersparst du dir das lästige Nachfragen.

In meinem großen Online-Programm „Mama Miracle – Die Kunst alles unter einen Hut zu bringen!“ ist der Planung ein großes Kapitel gewidmet. Ich stelle dort auch verschiedene Planungstools vor und zeige dir die Vorteile und Nachteile der einzelnen Systeme auf.

Fazit: Wenn du Aufgaben aufteilen willst, brauchst du einen sichtbaren Plan, auf den alle Zugriff haben. So sieht jedes Familienmitglied, was seine Aufgabe ist und bis wann sie erledigt sein muss.

Mit der Aufgabe die Verantwortung abgeben

Immer wieder erzählen mir Mamas, dass sie wirklich gerne Aufgaben abgeben würden, aber wenn sie dann alles wieder kontrollieren müssen, dann wäre das für die Katz. Außerdem machen es die anderen ohnehin nicht so „wie ich das möchte“.

Somit machen sie das meiste gleich selbst.

Bitte tappe nicht in diese Falle. Mit einem gut sichtbaren Plan kannst du die Kontrolle vereinfachen und musst nicht immer dahinter sein.

Allerdings bin ich der Überzeugung, dass es nie nur einen Weg gibt, etwas zu erledigen. Klar, du hast jahrelang Erfahrung, aber vielleicht überrascht dich dein Kind mit einer kreativen und dennoch effektiven Methode.

Für alles andere gibt es Arbeitsbeschreibungen. Du hältst darin genau fest, wie etwas zu erledigen ist und welche Hilfsmittel das ausführende Familienmitglied braucht. Du beschreibst z. B. nach welchen Kriterien die Wäsche getrennt wird, welches Waschmittel verwendet wird und welche Einstellungen an der Waschmaschine zu wählen sind. All das kannst du mit Fotos versehen und fertig ist die Anleitung.

Für die Selbstkontrolle der einzelnen Arbeitsschritte kannst du Checklisten anfertigen. Wenn du sie laminierst, dann sind sie sogar wieder verwendbar.

Auch in Büros gibt es Übergabelisten und Arbeitsbeschreibungen für Vertreter und Nachfolger. Warum soll es das zu Hause nicht geben?

Fazit: Arbeitsbeschreibungen helfen deinen Familienmitgliedern Aufgaben korrekt auszuführen. Checklisten helfen bei der Selbstkontrolle.

Pufferzeiten einplanen

Dies gilt vor allem für die Kalenderplanung. Berücksichtige zumindest 25 % deiner Zeit als Puffer für unvorhergesehene Ereignisse. Diese Leerzeiten kannst du gerne spontan mit Routinetätigkeiten oder auch Extratätigkeiten füllen, falls du sie nicht benötigst. Erfahrungsgemäß passieren in Familien aber immer unvorhergesehene Ereignisse: ein Kind verletzt sich und du musst spontan erste Hilfe leisten, das Auto geht ein und du musst umplanen, der Hund hat etwas Schlechtes gefressen und versaut mit seinen Verdauungsstörungen die Wohnung … Du hast sicher auch noch Beispiele.

Fazit: Diese Leerzeiten sind keine verlorene Zeit. Sie helfen dir Stress zu vermeiden. Solltest du so viel Leerlauf haben, dass dir fad zu werden droht – herzlichen Glückwunsch. Du hast eine Entspannungseinheit gewonnen.

Reagiere flexibel

Dieser Punkt hängt eng mit dem Punkt Pufferzeiten zusammen. Denn diese ermöglichen dir Flexibilität.

Mit dieser Flexibilität meine ich aber auch: Nimm auf deine Tagesverfassung und auf die deiner Kinder Rücksicht. Es gibt Tage, da läuft es wie am Schnürchen und andere, da hakt es an allen Ecken und Enden. Beides darf sein. Gib dir an letzteren die Erlaubnis langsamer zu machen, Punkte von deiner To-Do-Liste zu streichen und auch mal nur zu sein.

Gute Pläne erlauben Spielraum

Du merkst schon, gute Pläne geben dir einen gewissen Spielraum. Sie erlauben dir Aufgaben auszulagern und sie zeigen jedem Familienmitglied, was seine Aufgabe ist.

Denn auch das ist ein Nachteil der Planung im Kopf. Du weißt, was du tun wirst. Die anderen können deine Schritte nicht nachvollziehen.

Viel Spaß beim Ausprobieren dieser Tipps!

Bleib gesund und gelassen!

Deine Mütterversteherin

Ilse Maria
Teile diesen Beitrag und hilf mit den Familienalltag gelassen zu machen!
0 Kommentare

Hinterlasse einen Kommentar

An der Diskussion beteiligen?
Hinterlasse uns deinen Kommentar!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.